Một lần học về lớp kinh doanh một diễn giả người Mỹ có nói: “Mọi việc dù lớn hay nhỏ, các bạn hãy quy trình hóa nó ra. Có quy trình hóa mới có bảng mô tả hướng dẫn và đo lường công việc khi giao cho người khác được. Khi đó bạn mới thoải mái an nhàn và dồn tâm trí làm những việc lớn hơn”.
Hôm trước đến công ty của Nhật tại Việt Nam, mọi công việc nhỏ đến lớn họ đều làm bảng chỉ dẫn đến chi tiết và như thế mọi thứ đều quy củ và mọi người tự biết công việc, quản lý nhau.
Mọi điểm ở công ty Nhật đều được chú thích rất rõ ràng
Đi một ngày đàng học một sàng khôn và khi học được cách làm của họ thấy ngạc nhiên đến sững sờ.
Vào công ty của họ, mọi noi mọi vị trí được hướng dẫn làm rõ như thế nào để cho người la tập sự vậy. Đi đến đâu có bảng hướng dẫn cả tiếng Nhật và tiếng Việt như: phòng ăn, nhà kho, phòng hơi, phòng sản xuất,…
Ngay trong phòng kho, mọi thứ cũng được quy trình rất chi tiết. Khu dụng cụ, từng cái kìm, con dao, …. Cũng được đánh vị trí và vẽ hình. Khi bàn giao vào kho, mỗi người nhìn là biết vị trí của từng dụng cụ.
Từng đồ dùng trong kho đều có vị trí và hình vẽ mô tả rõ ràng
Mỗi khi thấy chỗ nào trống, là biết dụng cụ đó đang được đưa ra sử dụng. Và ngay bên tường kho đó, có cuốn sổ ghi tên người nhận dụng cụ. Người đó dùng cho mục đích gì, và dùng dự kiến trong bao lâu.
Mỗi ngày hay mỗi khu vực không dùng đến các dụng cụ sản xuất, khu đó sẽ được đóng lại. Khi cần, mới mở và lấy đồ ra dùng. Qua đó, sẽ hạn chế được việc mang đồ dùng đi lung tung và dùng không đúng mục đích.
Như vậy, bất cứ ai trong công ty sẽ biết được có những món đồ gì? Món đồ nào được sử dụng và bao lâu để nó quay lại, để cho người khác còn dùng. Cách làm này, cũng quản lý nghiêm ngặt được vấn đề mất mát. Và nếu có sự hư hỏng, cũng biết được ai là người làm hỏng nó để hỏi nguyên do hay truy cứu trách nhiệm. Còn nếu cứ để xô bồ, thì sinh chuyện “của chung không ai xót” và đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Nhưng vẫn đề quan trọng là, cách làm đó tạo tính kỹ luật và trách nhiệm cao trong công việc. Và cũng quản lý được hiệu quả của con người và vật dụng. Qua sổ ghi chép đó, sẽ thấy ai là người làm tốt hơn. Hay vật dụng nào có ích, sử dụng đươc nhiều hơn. Sức mạnh của quy trình hóa thật là khủng khiếp.
Nhưng điều mà tôi thấy ở công ty Nhật là tinh thần cải tiến hóa quy trình làm việc (Kaizen). Bất kể công việc, công đoạn nào, có thể cải tiến được, là họ cải tiến ngay. Và họ khuyến khích các nhân sự cho các ý tưởng và hướng để cái tiến. Các ý tưởng này sẽ nhập thêm vào quy trình cho nó mới mới.
Có những công đoạn chỉ cần cải tiến, tiết kiệm được 15 ngàn đồng/tháng thôi, họ vẫn làm. Nhưng có những công đoạn, họ làm cái tiến và tiết kiệm cho cho doanh nghiệp hàng ngàn USD. Đồng thời còn giúp an toàn, chống cháy nổ cho cả phân xưởng.
Như việc cải tiến việc bảo vệ các điểm nối, van điều chỉnh của ống dẫn. Làm bia thì có quá trình luân chuyển nước nóng. Và các điểm nối, đầu van là khâu yếu nhất, dễ bị ăn mòn, bị làm nóng chảy, bị khô các roong gây phun hơi, rỉ nước .. Và dần dần, nó có thể gây hỏng ống …Công ty kêu gọi mọi người tham gia tìm hiểu cải tiến,khắc phục điều đó. Bất kể công nhân nào của công ty cũng tham gia đóng góp cải tiến được, chứ không phải đó chỉ là việc của các kỹ sư. Và các nhân sự công ty đã đóng góp những sáng kiến đến tạo nên những điểm bảo vệ an toàn cho điểm nối và van ống như hình trên. Và hiệu suất công việc của công nhân công đoạn đó tăng lên hẳn. Vì không phải vừa làm vừa lo khắc phục sự cố, hay nghỉ việc để chờ chỉnh sửa.
Việc quy trình hóa và kaizen thật là kỳ diệu. Tôi mang nỗi niềm đó về áp dụng cho công ty mình. Tuy mọi thứ ở công ty vẫn đang tiến triển tốt đẹp. Nhưng tôi thấy rằng công ty Karta cần có những bản quy trình hóa đó để phát triển hơn nữa. Bởi mục tiêu của tôi là đưa doanh nghiệp Karta cổ phần hóa và lên sàn chứng khoán.
“Karta – Không sợ mệt, Không sợ mỏi, Chỉ sợ mềm”.
Chia sẻ của Lưu Vân Trang
Công ty Cổ phần KARTA
37 Nguyễn Bá Huân, P. Thảo Điền, Quận 2, TP.HCM
Email: info@karta.vn
ĐT: 08-37446686; Fax: 08-37446618
Hotline: 0913049202